Tietopyynnöt
Kenellä tahansa on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.
Tietopyyntöjen tekeminen ja Rauman kaupungin tietovarannot
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, ja sen tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä Rauman kaupungille. Kuvausta on ylläpidettävä tiedonhallintayksikön hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvaukseen on kerätty seuraavat tiedot:
- Tietojärjestelmät, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja
- Tietojen antamisesta päättävän viranomaisen tiedot ja yhteystiedot tietopyynnön esittämiseksi
- Tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin
- Tietoja hakutekijöistä, eli ohjeita tietopyynnön parempaan yksilöintiin
- Tietoja tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla ei toistaiseksi ole.
Kenellä tahansa on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 9§). Pääosin Rauman kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Mikäli tietoa ei voida luovuttaa salassapitosäännöksistä johtuen, voi tiedon pyytäjä saada halutessaan valituskelpoisen päätöksen tietopyyntöönsä.
Tietopyyntö on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan tietopyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaisesta suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. (JulkL 14§)
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimaa tarkkuutta. Tietosuojaan ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät tiedot ja ohjeet löytyvät kootusti alla olevan linkin kautta:
Tietopyynnön toimittaminen
Rauman kaupungille osoitetut julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt voi toimittaa postitse, sähköpostitse tai asioimalla henkilökohtaisesti asiointipisteessä tai kaupungintalolla, jossa tarkistetaan henkilöllisyys. Henkilötietoja sisältäviä tietopyyntöjä kuten koulutodistusten jäljennöksiä varten käytössä on myös Suomi.fi -viestit palvelu, jota käyttämällä pyynnön voi lähettää tietoturvallisesti ja tietosuojan vaarantumatta.
Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tietopyyntö on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos Rauman kaupunki vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle (Hallintolaki 434/2003, 21§), ja tästä kerrotaan tietopyynnön lähettäjälle.
Arkistoituja tietoja voi pyytää suoraan kaupunginarkistosta osoitteesta arkistohaut@rauma.fi. Ethän kuitenkaan lähetä tähän osoitteeseen mitään henkilötietoja sisältäviä pyyntöjä.
Asiakas voi sopimuksen mukaan tulla noutamaan pyytämänsä tiedot kaupungintalon neuvonnasta tai asiointipisteestä. Tiedot voidaan toimittaa hänelle myös postitse, sähköpostitse, turvasähköpostilla tai Suomi.fi -viestit palvelun kautta.
Asiarekisteri
Rauman kaupunki ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.
Tietoja asiarekisteristä voi hakea esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, asiaryhmällä, asianumerolla, hankkeen tai työryhmän nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireilletulo- tai asiakirjan laatimispäivällä.
Hallinnollisten asioiden asiarekisterinä Rauman kaupungilla toimii asianhallintajärjestelmä Assi (Tweb). Päätöksenteko tapahtuu pääosin Valmu-sovelluksessa, josta asiakirjat tallentuvat asianhallintajärjestelmä Assiin. Tarkempaa tietoa Assin sisällöstä ja rakenteesta saa kirjaamosta.
Tietoaineistot
Rauman kaupungin tietoaineistot on kuvattu alla tietoryhmittäin. Ohessa on myös lueteltu tietojärjestelmät, joissa tehdään hallinnollinen ratkaisu tai päätös kunnan lakisääteisten tehtävien osalta, sekä tietojen antamisesta vastaava viranomainen.
Yleishallinto
Keskeisiä aineistoja ovat toimielinten ja viranhaltijoiden päätöksentekoon liittyvät asiakirjat ja kaupungin toimintasäännöt, hallinto- ja tukipalvelujen asiarekisteri, kuulutukset, sekä toiminta- ja vuosikertomukset.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Henkilöstöohjaus
Keskeisiä aineistoja ovat henkilöstöohjauksen rekisterissä olevat tiedot palvelussuhteessa olevista työntekijöistä tehtäväkuvauksineen, tiedot toimeksiantosuhteessa olevista työntekijöistä ja luottamustoimessa olevista työntekijöistä, osaamisrekisterin tiedot, palkkauksen hallintaa ohjaavat tietoaineistot, virka- ja työehtosopimukset, paikalliset virka- ja työehtosopimukset, vakanssipaketti, ohjeet ja lomakkeet, sekä työsuojelun, työhyvinvoinnin ja työterveyshuollon tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: KuntaRekry, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec F, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Talousohjaus
Keskeisiä aineistoja ovat taloussuunnittelun tietoaineistot, asuntorahoituksen tietoaineistot, myyntitilaus ja rahaliikennetietoaineistot, kirjanpitoaineistot, myyntireskontra, matkareskontra, ostoreskontra ja käyttöomaisuusreskontra.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Unit4-toiminnanohjausjärjestelmä, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Elinkeinot
Keskeisiä aineistoja ovat yrityspalveluiden tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Asiakkuuden hallinta Hakosalo CRM, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Työllisyys
Keskeisiä aineistoja ovat työllisyyspalveluiden tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Hyvinvointi ja turvallisuus
Keskeisiä aineistoja ovat ruokapalvelujen tietoaineistot, hyvinvointiohjelma sisältäen hyvinvointikertomuksen ja -suunnitelman, toimintaohje säteilyvaaran varalle, tietoturvapoikkeamailmoitukset.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Asuminen ja tilapalvelut
Keskeisiä aineistoja ovat vuokra-asuntojen vuokrasopimukset, huoneistotiedot ja asukkaiden tiedot, rakennustiedot, rakennusten kunnossapitotiedot, valvomotiedot ja kulutuslukemat, vuokrasopimukset, satama- ja laituritiedot, venepaikkojen tietoaineistot, sekä venepaikkojen huoltotietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on tekninen valiokunta.
Asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: asuntohakemuksen käsittely (Visma Tampuuri), Vuokrasopimusten hallinnointi ja laskuttaminen (Haahtela Kiinteistötieto), tilapalvelujen palvelupyyntöjärjestelmä (BEM, Buildercom) ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Kadut ja liikenne (aluepalvelut)
Keskeisiä aineistoja ovat katujen ja yleisten alueiden suunnitteluun ja ylläpitoon liittyvät tiedot, yleisten alueiden lupa-asiat, pysäköinnin valvonta, sekä metsäomaisuuden hallintaan ja viheralueiden kunnossapitoon liittyvät tiedot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on tekninen valiokunta.
Asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Helga Pysäköinninvalvontajärjestelmä, sekä Helgapark ja Helgamobiili (ohjelmien toimittaja Fujitsu), Ajoneuvojen siirrot: Kunta-auto Kuusakoski Recycling, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Rakentaminen
Keskeisiä aineistoja ovat rakennus- ja huoneistorekisteri (DVV), rakennusvalvonnan tietoaineistot, laskutusaineisto ja lupapäätökset.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristö- ja lupalautakunta.
Asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: rakennusvalvonnan lupakäsittelyn ohjelmat Trimble Locus ja Trimble Cloud, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Kaavoitus ja maankäyttö
Keskeisiä aineistoja ovat kaavoituksen omat tietoaineistot, arkistoitava kaava-aineisto, kiinteistökaupan aineistot, kiinteistöjen tiedot, maaomaisuuteen liittyvien sopimusten laskutustiedot, maaomaisuuden arvotiedot, sekä yksityistieavustuksien tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus ja tekninen valiokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: kaavarekisteri (Trimble Locus), tiekuntarekisteri: yksityistieavustusten käsittely (Matriset Oy), Trimble eServices, sähköinen asiointipalvelu: karttatulosteet, kiinteistön omistus- ja haltiatiedot sekä muut asiakirjaotteet, Trimble sopimustenhallinta: maanvuokrasopimusten hallinta, Trimble locus paikkatietojärjestelmä: rakennetun ympäristön tietojen hallinta, mm. kiinteistörekisteri, kaupungin maaomaisuusrekisteri, osoitejärjestelmä, kantakartan ylläpito ja paikkatiedon tuottaminen ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Jätehuolto
Keskeisiä aineistoja ovat jätehuollon asiakkaiden tiedot ja vaarallisiin jätteisiin liittyvät tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on Rauman seudun jätehuoltoliikelaitoksen johtokunta.
Asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: jätehuollon asiakkaiden tiedot (Vingo, Scalex), vaarallisiin jätteisiin liittyvät tietoaineistot (M-files), Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Vesihuolto
Keskeisiä aineistoja ovat Rauman veden asiakastiedot, sekä vesihuollon omat tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on Rauman vesi- ja viemäriliikelaitoksen johtokunta.
Asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Rauman Veden asiakastiedot ja tietoaineistot (Vesikanta, LabkoNet ja Digitan Omavesi) sekä vesihuollon ja siihen liittyvien asioiden suunnitteluun ja ylläpitoon liittyvät tiedot (Trimble). Rauman Veden laskutus hoidetaan Rauman kaupungin talousohjauksen toimesta, joten ne tiedot löytyvät niiden tietoaineistosta, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Ympäristö
Keskeisiä aineistoja ovat ympäristönsuojelun tietoaineistot ja ympäristönsuojelun luvat.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristö- ja lupalautakunta.
Asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: YLVA ja NOTTO, Lupapiste.fi, Julkipano.fi, Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Opetus
Keskeisiä aineistoja ovat perusopetuksen oppilaiden tiedot ja huoltajien tiedot, perusopetuksen opetuksen tiedot, koulu- ja esikoulukuljetuspäätökset, koululaisten iltapäivätoiminnan asiakastiedot, lukion opiskelun aikaiset tiedot, (opiskeluhuollon tiedot, mukaan luettuna koulupsykologien asiakaskertomukset, sekä koulukuraattorien asiakaskertomukset, ovat siirtyneet hyvinvointialueen omistukseen 1.1.2023 alkaen).
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: oppilashallintojärjestelmä VismaInschool (sis. Kurre, Primus, Wilma) ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Varhaiskasvatus
Keskeisiä aineistoja ovat esiopetuksen asiakkuuden tiedot sekä varhaiskasvatuksen tiedot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Pro Consona päivähoito ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Kulttuuri
Keskeisiä aineistoja ovat kulttuuripalveluiden tietoaineistot, museon kokoelmatiedot, kirjaston asiakasrekisteri, kirjaston aineistoluettelo ja liikunnan avustusasiakirjat.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiakasrekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Museon kokoelmahallintojärjestelmä, Axiell Aurora -kirjastojärjestelmä ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Liikunta
Keskeisiä aineistoja ovat liikuntapaikkojen tiedot ja liikunnan avustusasiakirjat.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: tilavarausjärjestelmä Timmi ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Nuoriso
Keskeisiä aineistoja ovat ennakoivan nuorisotyön rekisterit, nuorisovaltuuston asiakirjat, nuorten tapahtumien ilmoittautumiset, nuorisotilojen vuokraustiedot, etsivän nuorisotyön nuorten tiedot, nuorisopalveluiden hankeasiakirjat, nuorisotyön avustusasiakirjat, nuorten työpajan nuorten tietoaineistot, nuorten työpajan työ- ja laskutustiedot, sekä nuorten työpajan ajojen seuranta-aineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: nuorisotyön asiakas- ja tilastointijärjestelmä Par-ohjelma ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Kansalaisopisto
Keskeisiä aineistoja ovat kansalaisopiston opiskelijoiden kurssi- ja laskutustiedot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: kurssihallintajärjestelmä Hellewi ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb)
Musiikkiopisto
Keskeisiä aineistoja ovat rekisterit musiikkiopiston oppilaista ja heidän huoltajistaan sekä opettajista.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistysvaliokunta.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: oppilashallinto-ohjelma Eepos ja Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Matkailu
Keskeisiä aineistoja ovat viestinnän ja tapahtumasuunnittelun tietoaineistot.
Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus.
Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvat tiedot: Valmu-päätöksentekosovellus, josta asiat siirtyvät asianhallintajärjestelmä Assiin (tweb).
Terveyspalvelut
Keskeisiä aineistoja ovat potilastiedot.
Tietovarannosta ja tietopalvelusta vastaava taho on toistaiseksi Satakunnan hyvinvointialue.
Terveyspalvelut siirtyivät hyvinvointialueelle 1.1.2023. Osa tietovarannoista tulee jäämään kaupungin omistukseen, ja osa siirtyy hyvinvointialueelle. Tarkempaa tietoa on saatavilla, kun tietoaineistojen rajaukset on saatu määriteltyä.
Sosiaalipalvelut
Keskeisiä aineistoja ovat sosiaalihuollon ilmoitusrekisteritiedot sekä sosiaalihuollon asiakasrekisteritiedot.
Tietovarannosta ja tietopalvelusta vastaava taho on toistaiseksi Satakunnan hyvinvointialue.
Sosiaalipalvelut siirtyivät hyvinvointialueelle 1.1.2023. Osa tietovarannoista tulee jäämään kaupungin omistukseen, ja osa siirtyy hyvinvointialueelle. Tarkempaa tietoa on saatavilla, kun tietoaineistojen rajaukset on saatu määriteltyä.
Rauman kaupunki julkaisee myös runsaasti tietoa verkossa edistääkseen julkisuusperiaatteen toteutumista.
www.rauma.fi verkkosivulta löytyy kattavasti tietoa kunnan järjestämistä palveluista, mutta myös vireillä olevista asioista. Kuntalaisten nähtävillä on muun muassa: